Autores: Marina Mello e Bárbara Guelfi
Realizar um GAP ANALYSIS é muito mais que um simples diagnóstico, é uma das formas mais eficientes de se detectar lacunas existentes em processos, auxiliando empresas a rever conceitos aplicados. Através de um GAP Analysis, é possível obter-se indicadores, planejamento de melhorias e consequentemente proporcionar crescimento no negócio com redução de custos, desperdícios, retrabalho, além da efetiva promoção da qualidade sobre produtos ou serviços.
Em um determinado momento, toda empresa está sujeita a influências externas ou a novas demandas de mercado, o que nos faz refletir em quais mudanças devem ser realizadas para concretizar resultados reais… é aí que nasce o sentimento da necessidade de refazer os planos.
Momentos como este em que estamos hoje, de escala global, são oportunidades para nos reinventarmos.
Por onde começar? O ponta pé inicial é preciso questionar o modelo de negócio, identificar o que está funcionando bem e o que precisa de melhorias.
Sendo assim, daremos 6 razões para você aplicar um GAP Analysis no seu negócio já!
1. ENTREGA UM DIAGNÓSTICO REAL DA EMPRESA:
O primeiro passo é um método eficaz de identificar o estado atual da empresa, avaliando-se as áreas e seus processos, definindo os objetivos para essa avaliação.
O GAP ANALYSIS é método eficaz para essa avaliação, identificando como está seu negócio e como gostaria ou deveria estar funcionado.
Por ser um método que utiliza ferramentas da qualidade, são identificados os GAPs e avaliada a sua criticidade, levando em conta o que poderia ser melhorado, expectativas de resultado, o que pode ser otimizado ou automatizado, tanto na produção, quanto para qualidade, além de considerar legislações ou normativas nacionais ou internacionais para a sua avaliação.
Esse diagnóstico pode ter um foco em específico ou amplo como a avaliação dos processos através do sistema de qualidade implementado, qualificações de equipamentos, validações realizadas (processos, limpeza, sistemas e metodologia), além das expectativas de resultado do negócio.
2. BENEFÍCIOS REAIS PARA O SEU NEGÓCIO
O Gap Analysis traz diversas vantagens sobre a tomada de decisão, além de rever o propósito em que a organização deseja atingir, ressaltamos:
- Revisão da atual abordagem de sua gestão e o planejamento para a implementação melhorias necessárias para atingir o objetivo no qual a empresa deseja atingir;
- Como engajar a equipe concentrando esforços em ações direcionadas;
- Possibilita a visão geral do sistema de gestão atual;
- Melhor distribuição dos recursos e maximiza o ROI (Retorno sobre Investimento);
- Evidência dos riscos (ameaças e as oportunidades) nos processos internos e no mercado;
- Desenvolvimento de indicadores;
- Verifica-se desperdícios, perdas, retrabalhos ou reprocesso existentes;
- Levantamento de quais capacitações são necessárias aos colaboradores envolvidos para otimização e desenvolvimento real do processo;
- Detecção de novos projetos e suas etapas para garantir a melhoria contínua;
3. AVALIAÇÃO PARA MELHOR DESEMPENHO DOS PROCESSOS
Com o GAP ANALYSIS é possível identificar no processo o que pode ser melhorado em relação aos indicadores de eficácia, eficiência e efetividade.
Possibilita verificar se todos os indicadores produzem os resultados desejados e se são a avaliação correta para determinado processo.
Os indicadores são ferramentas que geram dados que auxiliam na tomada de decisão e norteiam as organizações, os gestores, donos de processos.
Por isso, é necessário que ao criar os indicadores é preciso fazer a pergunta “Medir o quê?” gerar dados que não trazem sentido sem objetivo traz riscos ao gerenciamento do desempenho dos processos e a eficácia que se deseja atingir e deixa cegos os gestores para tomada de decisão assertiva. A organizar na implantação do gerenciamento de desempenho pode utilizar como base uma boa e velha conhecida ferramenta, o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).
4. CAPACITAÇÃO ADEQUADA DOS PROFISSIONAIS
Algumas das perguntas mais recorrentes por muitas organizações são: Como posso desenvolver os resultados da minha equipe? Como determinar metas de resultados operacionais? Como engajar a equipe para o propósito do processo ou negócio? Será que estamos sendo claros na comunicação interna? A organização quando busca respostas para algumas destas perguntas, é através de um GAP ANALYSIS em que é possível se avaliar tudo isso, além de focar em capacitações que a equipe realmente precisa, e não mais treinamentos padrões, ou também chamados “mais do mesmo”.
Capacitar adequadamente os colaboradores envolvidos no processo é um ganho real para empresa. Quanto maior a qualificação, maior o entendimento das pessoas em relação ao que é certo e errado e o que foi estabelecido pela organização do que se deve realizar para o atingimento da excelência operacional. Detectar essas lacunas na capacitação é fundamental para o bom desempenho dos processos além do efetivo resultado planejado.
5. DETECÇÃO E MITIGAÇÃO DE RISCOS DE FORMA EFICIENTE
Com a avalição minuciosa sobre os processos de uma organização é possível identificar os riscos (ameaças e oportunidades) e verificar o grau de prioridade quanto a severidade, probabilidade de ocorrência e a detecção destes riscos.
Com isso, é possível estabelecer critérios para planejar as melhorias na empresa. Tais GAPs são tratados conforme a sua criticidade, a curto, médio e longo prazo.
6. DESENVOLVIMENTO DE PLANOS DE AÇÃO EFETIVOS E RECURSOS
Já teve a experiencia de realizar várias ações e não ter um resultado efetivo? É aí que o GAP Analysis age, desenvolvendo projetos ou planejamento conforme a criticidade de cada GAP encontrado.
Ao verificar cada processo e o que ocasionou as lacunas existentes, é preciso dar início a etapa de planejar e traçar as ações mais adequadas para que sejam efetivas e eficazes. Para alcançar soluções concretas, é necessário considerar não apenas cases de sucesso e ações validadas, mas o custo de implementar cada solução e avaliar os recursos já disponíveis. É essencial que dentro do planejamento seja estabelecido prazos para as ações, custos, recursos e marcos para verificar seu desenvolvimento e os progressos. Através de um GAP Analysis, é possível este planejamento e como melhor realizar as ações.
Por fim, é fundamental dizer que apenas com levantamento de todos os GAPs sobre os processos não é a solução final. É preciso certificar-se de que as soluções projetadas para cada GAP são efetivas e que sejam realmente colocadas em prática. Outro desafio é monitorar as ações e manter tais resultados e planejamentos.
O importante é não “pular etapas” com o intuito de solucionar GAPs mais rapidamente. Se esse for o caso, existe o risco de custos extras ou ainda soluções não efetivas, ocasionando na recorrência do GAP ou ainda o surgimento de novos GAPs.
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