Os gestores e donos de empresa são cegos para a maioria dos seus problemas críticos.
Sim, é uma verdade que dói, mas quando este gap crítico começa a afetar custos e dar prejuízos, este mesmo gestor procura uma maneira de entende os motivos e vai atrás da solução.
Porém, para ir atrás da solução, é necessária uma certa frieza para olhar os seus processos e sem filtros, julgar o que está ocorrendo de errado. De fato, esse é um trabalho complicado, muitas vezes realizado por auditores de órgãos regulatórios e outras autoridades. Mas, e se fosse feito uma avaliação com a mesma seriedade e empenho que uma auditoria (da Anvisa por exemplo), em toda a empresa?
Conheça alguns passos necessários nesta empreitada:
Planejamento
Para começar um processo desse, é necessário mapear o que será feito, quais serão os métodos da análise e quem participará deste processo. Também é necessário definir a plataforma de documentação das informações, de maneira que tudo fique bem claro e apresentável, além da clareza que é indispensável neste momento.
Para esse registro inicial, podemos te dar o ponta pé incial, uma planilha automatizada para você entender mais rapidamente um balanço das informações coletadas, baixe aqui.
Se afaste do papel do seu cargo
Calma, não estamos falando de mudança ou renúncia de cargos, mas sim para você deixar sua autoridade e poderes de lado na hora de avaliar, pois esse tipo de comportamento ou pensamento pode atrapalhar o seu juízo de valor.
Quando for analisar, tente avaliar sempre com altruísmo o que aquela informação está te dizendo, sem a necessidade de punições ou premiações em mente, mas sim se aquilo está ou não favorecendo a empresa.
Equipe
Aqui temos duas dimensões, a equipe que pode auxiliar no processo de avaliação e a equipe que irá ser avaliada.
Equipe auditora
Essas pessoas devem estar na mesma página que você nos tópicos citados acima, além disso, precisam entender o objetivo de tal ação e ter o mesmo propósito em mente. Ela deve ser multidisciplinar, ou seja, deve conter profissionais, não só da qualidade e gestão, mas também de áreas financeiras, RH entre outras, para que a análise seja completa.
Outra opção é terceirizar esta equipe, porém mesmo na terceirização, é bom ter um profissional interno para fazer a ponte com as equipes. Podemos ajudar com isto também, clique aqui e entenda mais.
Equipes avaliada, ou de colaboradores
Prepare todos os seus colaboradores. Avise, marque datas e deixe bem claro a importância do processo para a melhoria, não só para beneficiar a empresa, mas sim melhorar o dia-a-dia dos processos que acontecem.
Deixe claro a necessidade de se falar sempre a verdade quando questionado sobre algo e que as punições não serão aplicadas pessoalmente, e se houver mudanças serão coletivamente decididos entre a equipe de avaliação.
O que nos leva ao ponto seguinte:
Decisão sobre gaps encontrados
Após avaliação, o processo de decisão sobre o plano de ação é muito importante, pois ele deve abranger a melhor perspectiva para todos envolvidos no problema, por exemplo:
Foi detectado que estavam alterando parâmetros de qualidade para determinado lote ser aprovado. A melhor solução para este tipo de caso é qualificar o equipamento ou validar o sistema para mitigar isso, ou uma análise de risco para entender se o parâmetro está desatualizado ou se produção automatizada é que precisa de ajuste.
Este tipo de decisão, considerou ambos os lados do problema, e não puniu pessoalmente ninguém, se for necessária alguma ação individual, antes o indicado é consultar os recursos humanos.
Parâmetros de melhoria
As melhorias precisam ter alguma base, podendo elas ser:
- Legislação;
- ISO (normativas ou certificações);
- Estratégia de negócio e política da qualidade;
Ou todos acima citados.
As legislações (todas aplicadas ao negócio e não apenas as de atendimento sanitário) devem estar sempre atualizadas e devem ser lidas por completo e interpretadas para adequação no projeto.
As certificações ISO que pode ser referência de processo, pois possuem um dos melhores métodos de organização empresarial em múltiplos setores.
A estratégia deve ser considerada, principalmente com os setores que não possuem parâmetros nas legislações, como por exemplo: comercial e marketing.
Esses passos acima são alguns pontos de como encontrar os gaps da sua empresa e tratá-los de forma clara e definitiva.
Quer uma dica de por onde começar e contando com a nossa ajuda? A Kivalita possuí uma solução voltada para esse tipo de diagnóstico chamado Gap Analysis. Através dela é a forma mais rápida das empresas diagnosticarem seus processos de forma abrangente considerando legislações, certificações e a estratégia de negócio, e obter um relatório muito mais abrangente que uma simples auditoria, que funciona de forma amostral para obtenção de desvios.