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Método 5W2H - Organização eficiente

Método 5W2H - Organização eficiente
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Escrito por Julia Sant’Anna 
Revisado por Marina Melo 

O 5W2H é uma forma de organização que pode otimizar o seu tempo, facilitar a gestão e trazer uma forma simples de planejar ações grandes ou pequenas, somente respondendo algumas perguntas. Por ser uma linha de raciocínio muito clara, você pode aplicar em qualquer situação onde necessite, por exemplo, na hora de preparar uma organização de alguma parte de sua gestão ou de uma equipe, e ao mesmo tempo pode ser trabalha em grandes projetos em todas as etapas, sejam elas mais específicas ou mais gerais.

Há diversos modos de organização e gestão que podem facilitar a criação de novos projetos, nossa rotina diária ou somente para facilitar o pensamento durante uma tarefa. O 5W2H apresenta a possibilidade de controle e definição de todos os âmbitos com 7 passos que trazem uma ordem ao que se planeja, e que te proporciona a possibilidade de controle e visão rápida e sólida de todas as partes envolvidas.

What, Why, Where, When, Who, How  e How much, em português, O que, Por que, Onde, Quando, quem, como e quanto respectivamente.

Para colocar em prática, vamos a um exemplo:

Estou criando um projeto novo de monitoramento de equipe e preciso descrever os passos do projeto:

What? Do que se trata?
Projeto de gestão de equipe com objetivo de organizar, aumentar a produtividade e eficiência dos trabalhos executados pelos colaboradores durante o dia.

Why? Justificativa do projeto:
Observou-se uma certa discrepância entre um colaborador e outro, e por isso houve uma queda de produtividade. Visando igualar, motivar e padronizar as rotinas, o projeto traz soluções práticas de como alcançar os objetivos.

Where? Onde vai ser aplicado:
Vai abranger todas as equipes ou áreas da empresa que há necessidade.

When? Quando irá ser executado?
Do dia 18/05 até 31/05 acontece o planejamento e desenvolvimento. A partir do dia 1 de junho, todos os líderes receberão um modelo de aplicação do projeto.

Who? Quem está envolvido?
O modelo de aplicação será desenvolvido pela equipe de Supervisores e cabe aos gerentes de cada equipe aplicá-lo.

How? Como será esse monitoramento?
Modelo de monitoramento.docs  - o arquivo em sí que vai tratar de como será esse monitoramento. aqui você pode reaplicar o método, se assim desejar.

How much? Quanto vai custar?
Software de gestão - R$1.000 por mês/ Treinamento de incentivo – R$4.000 e etc...

Como podemos notar, conseguimos juntar e pensar mais facilmente em todos os passos de implementação e também é possível reaplicar o método diversas vezes dentro de cada tópico e assim, termos resolutivos objetivas e coerentes, economizando tempo aplicado e que podem ser desenvolvidas em grupo ou individualmente.

Comece e termine. Há toda uma jornada no meio. O problema com a maioria de nós é que subestimamos o poder da simplicidade.

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